Organisation JGA

Alles beginnt mit der einen Frage

Dir wurde endlich die Frage der Fragen gestellt und Du freust Dich schon wahnsinnig auf all die Aufgaben und Herausforderungen, die auf Dich zukommen werden, stimmt’s? „Willst Du mein Trauzeuge bzw. meine Trauzeugin sein?“ – diese Ehre wird nur den wirklich guten Freunden zu Teil, denn nur die wissen schließlich auch, was sich Braut und Bräutigam für einen gelungenen Junggesellenabschied wünschen. Dass Du dabei eine Menge zu planen hast, weißt Du bestimmt schon. Damit das nicht schiefgeht und Du stets den Überblick behältst, versorgen wir Dich im Folgenden mit wichtigen Informationen zur Organisation. Was musst Du alles bedenken? Welche Dinge darfst Du auf keinen Fall vergessen? Wann sollte das Event stattfinden? Wie kannst Du alles auf einmal schaffen? Wann hast Du Zeit zum Durchatmen? Keine Sorge, mit unserer Hilfe wirst Du zum meisterhaften Organisator.

Organisation heißt Delegieren

Zunächst geht es erst einmal darum, wer für die Organisation verantwortlich ist. In erster Linie natürlich Trauzeuge oder Trauzeugin also konkret Du. Aber Du musst natürlich alles alleine organisieren, besorgen, buchen, zusammenbasteln und planen, denn zum Glück gibt es da noch ein paar andere Teilnehmer. Eine Deiner wichtigen Aufgaben besteht als aus dem Delegieren. Bestimme, wer für welche Vorbereitung zuständig ist und wer welche Aufgabe selbst ausführen soll. Immerhin kannst Du an diesem Termin nicht alles gleichzeitig machen. Am besten teilst Du das Team so ein, wie Du es auch für die Vorbereitung eingeteilt hast. Also alle, die sich mit dem Bauchladen beschäftigt, sind auch dafür zuständig, dass alle Accessoires und Utensilien vor Ort sind. Alle, die sich um Spiele und Aufgaben kümmern, sollten das Einkaufen übernehmen und alles soweit präparieren, wenn der Termin vor der Tür steht. Die Gruppe, die sich im Vorfeld mit den Buchungen beschäftigt, muss auch alle Reservierungen bestätigen lassen. Dann hast Du genug Zeit alles andere zu koordinieren.

Organisation bedeutet Themen- und Terminfindung

Um mit der Organisation zu beginnen, benötigt ihr sowohl einen groben Tagesablauf als auch einen Termin. Letzterer kann beispielsweise bei bestimmten Events schon feststehen, bei Konzerten oder Shows, sollte aber grundsätzlich variabel sein. Besonders bei großen Gruppen, weil hier das Potential besteht, dass irgendjemand eventuell nicht kann. Ein oder zwei Ausweichtermine sind daher immer ratsam. In Puncto Motto oder auch Gestaltung sollten Braut oder Bräutigam ein Mitspracherecht haben. Zumindest, wenn Du Dir als Treuzeuge oder Trauzeugin nicht ganz 100%ig sicher bist. Andersfalls ist so eine Überraschung natürlich eine tolle Idee, um die Brautleute ohne Wenn und Aber einfach zu entführen.

Organisation: Save the Date

Stehen Datum, Teilnehmer und Aktivitäten fest, solltest Du allen Teilnehmer sogenannte „Save-the-Date“-Karten zuschicken. Hier werden Datum und Aktionen festgehalten, damit jeder weiß, was so passieren wird. Falls ihr nicht schon im Vorfeld alles Finanzielle untereinander geklärt habt, wäre es hier eine Idee an die Sammelaktion in Puncto Kasse zu erinnern. Braut und Bräutigam bekommen natürlich auch eine Karte. Allerdings wird hier nur das Datum preisgegeben, damit sie sich den Tag freihalten können, aber sonst nichts weiter über die Organisation erfahren.

Diese Organisation obliegt Treuzeugin bzw. Trauzeuge

Sind all diese Dinge geklärt, geht es für Dich ans Eingemachte. Wie sieht es mit Transfer- und Übernachtungsmöglichkeiten aus? Selbst, wenn es bei euch in der Nähe stattfindet, gibt es vielleicht den ein oder anderen Teilnehmer, der von weiter weg anreist oder sowieso mit einer Übernachtung gerechnet hat, da garantiert Alkohol fließen wird. Checke ab, wie viele Transfermöglichkeiten Du beispielsweise von Location A zu Location B benötigst und, ob es Sinn macht Hotelzimmer für die Gäste zu buchen oder, ob es wahlweise auch okay ist einen Schlafplatz in einem Gästezimmer anzubieten. Bei Städtetrips oder kleinen Auslandsreisen sind diese Punkte natürlich schon früh zu klären, besonders hinsichtlich Personenanzahl, da hier alle Teilnehmer eine Übernachtungsmöglichkeit sowie einen Sitzplatz in Flugzeug, Bahn oder Auto benötigen.

Unser Tipp: Erstelle einen Zeitplan, der Dir bei all diesen Aktionen genau sagt, wann, wie, was geplant ist, sodass Du immer ein Back-Up hast, um zu checken, ob alles nach Plan verläuft.

Bildmaterial

Damit ihr zukünftig noch lange an diesen wunderbaren Tag mit den liebsten Freunden zurückdenken könnt, sollte auch mehrere Teilnehmer eingeteilt werden, um Fotos oder Videos zu machen. Diese Punkte sollten bei einer gelungenen Organisation auf keinen Fall zu kurz kommen. Am besten sorgt ihr gleich vor und bestimmt 2 Personen zum Fotos und 2 Mitglieder zum Videos machen. Falls ein Gerät ausfällt oder kaputtgeht, habt ihr gleich noch einen Ersatz in Petto. Auch wenn heutzutage jeder ein Handy dabei hat, ist es sicherlich schön mehr als einen Schnappschuss oder ein Selfie zu haben.

Die Kostenfrage: Die Königsdisziplin der Organisation

Ein sehr wichtiges und häufig diskutiertes Thema – nicht nur unter den Teilnehmern, sondern auch im Internet – ist die Kostenfrage. Wie viel darf ein JGA kosten? Müssen die Teilnehmer wirklich alles alleine zahlen? Und wann übersteigt das Budget die Grenzen? All diese Frage sind subjektiv, denn jede Gruppe hat eigene Vorstellungen in Puncto Budget. Daher ist dieser Punkt der Organisation auch ein besonders sensibles Thema, welches von Trauzeugin oder Trauzeuge mit Vorsicht behandelt werden sollte.

Eine sehr gute Lösung besteht zum Beispiel darin im Vorfeld bestimmte finanzielle Abmachungen zu treffen. Also beispielsweise überlegt ihr euch einen Betrag, den jeder Teilnehmer in die Kasse einzahlt. Dann entscheidet ihr gemeinsam, welche Aktionen, Drinks und sonstige Elemente aus dieser Kasse bezahlt werden. Anschließend kann dann ein Zeitpunkt ausgemacht werden, ab dem jeder Gast alles Weitere an Drinks, Snacks & Co. aus der eigenen Tasche zahlt.

Normalerweise ist für die Braut oder den Bräutigam an diesem Abend alles kostenlos, da ihr für die Annehmlichkeiten aufkommt. Und das ist für die meisten Freunde vollkommen in Ordnung, denn sofern es klassische Spiele und den altbewährten Bauchladen gibt, sorgen die Brautleute in spe ja auch dafür, dass noch etwas Geld in die Kasse kommt. Andersfalls kann aber auch hier mit Braut oder Bräutigam eine Vereinbarung getroffen werden, denn natürlich kann es auch sein, dass die Hauptperson des Tages etwas ausgeben möchten.