Der richtige Ablauf
Wenn die Hochzeit deines besten Freundes oder deiner besten Freundin vor der Tür steht, hast du bereits den Job als Treuzeuge oder Trauzeugin übernommen. Während das Brautpaar in spe damit beschäftigt ist alles für den großen Tag vorzubereiten, ist dir eine ganze andere Aufgabe zu Teil geworden. Der Junggesellenabschied oder Junggesellinnenabschied muss geplant werden. Klassische Events, wie zum Beispiel der altbewährte Bauchladen, sind schon lange nicht mehr das Einzige, was sich die Gruppe für den letzten Tag oder Abend in Freiheit für Braut oder Bräutigam wünscht. Städtetrips in eine große Metropole wie den Berlin oder München, aber auch kleine Wochenendausflüge nach Amsterdam oder Prag stehen hoch im Kurs. Dabei sollte natürlich eines nicht fehlen: der richtige Ablauf, der sowohl zeitlich als auch programmtechnisch für Struktur und Übersichtlichkeit sorgt aber auch Platz für Spontanität lässt. Im Folgenden geben wir euch ein paar Tipps und Tricks für den Ablauf und wie ihr es schafft, den Tag problemlos zu planen und den Plan auch einzuhalten.
Allgemeine Tipps für den Ablauf: die Datumsfindung
Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, wann eure Sause starten soll. Somit notieren wir als ersten Punkt auf der Ablauf-Liste „Datumsfindung“. Hier ist es wichtig einen Tag oder ein Wochenende zu finden, an dem alle Teilnehmer Zeit haben. Daher bietet es sich an alle Freunde und Bekannte auf ein Bierchen in die Stammkneipe einzuladen, um einen passenden Termin zu finden. Dieser sollte – wenn möglich – nicht direkt vor der geplanten Hochzeit terminiert werden, denn Braut oder Bräutigam wollen garantiert nicht verkatert und müde zum Altar schreiten. Die Jahreszeit spielt sicher auch eine Rolle. Skifahren oder Sonnenbaden? Schneeverhangene Landschaften oder weiße Sandstrände? Dieser erste Punkt auf eurer Liste sollte bestmöglich weit im Voraus feststehen, um anschließend alle anderen Faktoren zu klären. All das geht zu klären und dabei natürlich auch noch Rücksicht auf die Interessen des Bräutigams oder der Braut zu nehmen, um einen perfekten Ablauf mit der Datumsfindung in die Wege zu leiten.
Teilnehmerzahl und Motto
Das Datum habt ihr schon mal festgelegt. Jetzt geht es darum, wie viele Teilnehmer dabei sind. Haben alle zugesagt? Gibt es eventuell ein paar Freunde, die es noch nicht sicher wissen, oder haben sogar Bekannte komplett abgesagt? Erstellt euch eine Liste und notiert, wie viele Personen ihr schlussendlich sein werdet. Immerhin ist das auch sehr wichtig für bestimmte Aktivitäten, die vielleicht schon feststehen. Gruppenspiele wie Paintball oder motorisierte Abenteuer wie Kartfahren oder Quad Biking sind meist nur für eine begrenzte und natürlich auch eine Mindestanzahl an Teilnehmern buchbar. Daher ist es sehr wichtig zu wissen, wer von euren Leuten teilnimmt, um einen sinnvollen Ablauf zu erstellen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist in diesem Zusammenhang das Motto. Agentenzeit? Dann gehört ein Casino-Besuch definitiv dazu. Sportlich durchstarten? Von Wassersport bis hin zu Outdoor-Games, gibt es zahlreiche Möglichkeiten für die sportlichen unter euch. Feiern gehen? Table Dance, Kneipentour und Strip Club sind klassische Programmpunkte, die beinahe in jeder Stadt und an jedem Ort hinzugefügt werden können.
Rahmenprogramm organisieren:
Spiele, Bauchladen & Co. für den Ablauf festlegen Kommen wir zum Rahmenprogramm für euer Event. Ein paar Klassiker wollt ihr schon einbauen, um den Ausflug mit traditionellen Highlights zu spicken. Zum einen gäbe es da verschiedene Spiele oder auch den altbewährten Bauchladen, zum anderen könnt ihr den Ehemann oder die Ehefrau in Spe auch nach Herzenslust verkleiden. Wichtig für den Ablauf ist hierbei zu wissen, was ihr alles benötigen werdet, damit der Trauzeuge oder die Trauzeugin im Vorfeld alles Wichtige besorgen kann. Für den klassischen Bauchladen braucht ihr beispielsweise kleine Give-Aways, die Braut oder Bräutigam in der Stadt loswerden müssen. Hier könnt ihr ganz nach Belieben zuschlagen: von Kondomen bis hin zu Süßigkeiten, ist so ziemlich alles erlaubt. Dabei sollte eine schnieke Verkleidung nicht fehlen. Maskuline Bestseller sind zum Beispiel rosafarbene Kostümchen, langhaarige Perücken oder individuell bedruckte T-Shirts. Bei den Ladies sieht es ähnlich aus, wobei hier gerne auch kleine Krönchen hinzugefügt werden. Möchtet ihr ein paar Spiele in den Ablauf integrieren, sollte hier natürlich auch alles Wichtige vor dem großen Tag eingekauft und organisiert werden. Eurer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt!
Tipp: Der Trauzeuge oder die Trauzeugin müssen natürlich nicht alles alleine organisieren. Um den Ablauf problemlos über die Bühne zu bekommen, kann auch die ganze JGA-Truppe einbezogen werden. Verteilt die Aufgaben von Einkaufen über Recherche der Aktivitäten bis hin zu Buchungen tätigen auf die gesamte Gruppe, sodass jeder in diese einzigartige Veranstaltung integriert ist.
Hotel und Restaurant – der Ablauf sollte stehen
Last but not least oder besser gesagt: die Königsdisziplin, denn hier darf und sollte einfach nichts schiefgehen und wenn doch sollte ein Plan B in der Pipeline warten. Habt ihr euch für Tages- oder Wochenendausflug entschieden, geht es an die Buchungen. Hotel, Restaurant, Aktivitäten, Veranstaltungen, Clubs, Bars – überall, wo ihr einen Platz braucht, solltet ihr reservieren. Zuallererst müsst ihr euch Gedanken um die Anreise machen. Auto, Zug, Flugzeug? Wie weit ist euer Zielort entfernt, welches Verkehrsmittel lohnt sich und vor allem abhängig von der Teilnehmeranzahl bekommt ihr alle Teilnehmer unter? Daran anschließend geht es weiter mit der Suche nach Übernachtungsmöglichkeiten. Immerhin musst Du die ganze Crew irgendwo unterbringen. Egal, ob ihr im Ausland feiert oder in einer großen Metropole, Hotel- oder Hostelzimmer sollten weit im Voraus gebucht werden. So könnt ihr vielleicht a) ein paar Schnäppchen abgreifen und b) Massenrabatt erhalten! Locations vom Restaurant über die Bars bis hin zu Clubs, Aktivitäten und Veranstaltungen stehen als Nächstes auf eurer Buchungsliste, um den idealen Ablauf zu gewährleisten. Für alle Outdoor-Herausforderungen solltet ihr auch immer eine Alternative in der Pipeline haben, denn auch, wenn ihr alles rundherum planen könnt, liegt die Wetterbeständigkeit außerhalb eurer Möglichkeiten.
Tipp: Zum Zeitpunkt der Buchung ist es sehr wichtig die Kosten zu kalkulieren. Immerhin möchtest Du wahrscheinlich nicht alles aus Deiner Tasche bezahlen. Eine kleine Hochrechnung für alle Teilnehmer schützt vor bösen Überraschungen vor Ort. Sind alle einverstanden mit den zu deckenden Kosten, steht dem perfekten Ablauf nichts mehr im Weg!